Planejar um evento corporativo pode até parece ser simples, pelo menos de início.
Tudo que você precisa, é fazer as reservas de local, providenciar alguns detalhes e está tudo pronto, certo? Errado.
Mesmo que todos nós já tenhamos participado de reuniões e eventos, conduzi-los de maneira impecável e profissional é uma história completamente diferente.
A verdade é que o planejamento de eventos pode ser bastante desafiador, principalmente se não houver muita preparação.
Um evento de sucesso exige tempo, foco, pesquisa, orçamento, habilidades logísticas e conhecimento relevante da indústria como um todo.
Ou seja, são elementos que muitas equipes de gestão e liderança corporativa não possuem.
Qual a importância dos eventos corporativos?
Os eventos corporativos são a melhor forma de aproximar as relações dentro de uma empresa ou de promover um produto.
Eles podem ser informativos, inovadores e divertidos. Entretanto, é necessário muito planejamento e isso pode levar meses até sua conclusão.
Por isso, é importante ter certeza de tudo que precisa ser feito antes de dar início ao seu evento.
Ou seja, organização é a peça fundamental para eventos corporativos de sucesso. É importante começar com as informações básicas, como orçamento e número estimado de convidados.
Depois de solidificar essas informações, você pode passar se dedicar aos detalhes.
Como empresa, você será o responsável por tudo o que planeja fazer em seu evento. Isso significa que analisar com cuidado cada detalhe e tentar minimizar os erros ao máximo.
Dicas para organizar um evento corporativo de sucesso
Para ajudar você, listamos abaixo algumas dicas que podem ajudar na organização de um evento corporativo de sucesso.
1. Estabeleça o orçamento
Ao definir seu orçamento, negocie propostas de locais para realizar o evento. Isso vai garantir que você não ultrapasse o limite do orçamento.
Embora pechinchar não seja sempre recomendado, nesse caso em específico, negociar pode ser uma boa ideia.
Pois, isso ajudará muito quando você estiver tentando realocar os recursos ou se tiver que lidar com imprevistos.
2. Defina as metas e objetivos
A primeira coisa que você deve fazer antes de planejar o evento é ter as metas e o objetivo central bem claros.
Dependendo do que deseja alcançar, você pode decidir qual tipo de evento seria o mais adequado.
Além disso, lembre-se de que o foco principal do evento deve sempre estar em seu público.
Então, determine com antecedência quem serão seus convidados e busque entender quais são as expectativas reais deles.
Para isso, você pode criar uma lista do que seus convidados desejam e planejar os detalhes com base nas informações coletadas.
3. Encontre o lugar ideal
Ao iniciar esta etapa, tenha seu orçamento sempre em mente para não extrapolar.
Ainda que você possa garantir o salão mais chique da cidade, é importante escolher um local que seu público e novos clientes em potencial irão desfrutar e apreciar.
Manter seu orçamento é importante, mas é ainda melhor certificar-se de que todas as necessidades e desejos serão fornecidos.
Aliás, não se esqueça de incorporar um tema ao seu evento.
4. Incorpore um tema divertido e relevante
Escolha um tema divertido para entusiasmar e envolver seus participantes durante o evento. Escolher um tema original e emocionante faz toda a diferença.
Então, torne-o memorável, criando uma experiência sobre a qual seus participantes irão comentar com seus amigos e colegas de trabalho até depois do evento.
Você pode até envolvê-los de antemão, pedindo que pensem em diferentes maneiras de irem ao evento totalmente imersos no tema.
Alguns exemplos: vestindo roupas ou usando acessórios, trazendo itens relacionados ao tema, vendo vídeos relacionados antes ou propondo à equipe um trabalho preliminar relacionado.
Os temas não representam somente a oportunidade de aumentar a empolgação. Eles também podem ser usados para tornar seu evento corporativo mais coeso.
Após decidir o tema do evento, preste muita atenção aos detalhes. Problemas de execução de um tema podem acabar desanimando os participantes mais do que os estimulando.
Entretanto, uma tentativa considerada cuidadosa e bem executada passa a mensagem de que sua empresa investiu tempo e energia na criação no evento.
5. Confirme todos os detalhes financeiros
Avisar seu chefe no último minuto de que você ultrapassou o orçamento e que pode precisar de mil ou dois mil reais extras é uma situação que ninguém quer enfrentar.
Por isso, certifique-se de que os depósitos dos fornecedores sejam processados com antecedência.
Priorizar os pagamentos ajudará na organização em geral e removerá a chance de prazos perdidos ou datas alteradas.
6. Tenha um plano B
Quando chegar o dia do evento, você provavelmente estará exausto de todo o planejamento. No entanto, quando você planeja as coisas com seriedade, pequenos erros podem acabar passando despercebidos.
Então, se algo acontecesse de última hora, você ficaria grato por ter pensado e criado um plano de B.
Portanto, tenha certeza de que seu Plano B esteja pronto para ser implementado quando coisas inesperadas acontecerem.
Mas lembre-se de que não existe preparação excessiva quando você é o principal responsável pelo evento, ok?
7. Comunique-se com os participantes antes do evento
Esta etapa é mais importante do que pode parecer. Dedique grande parte do seu tempo ao marketing e publicidade do seu evento para gerar entusiasmo nos convidados.
Incorpore nas redes sociais uma boa divulgação do seu evento, para manter os convidados informados e ansiosos para o grande dia.
Use plataformas, como grupos do Facebook e Telegram, por exemplo. Enviar atualizações por e-mail pode ser uma ótima ideia!
Eventos com campanhas de publicidade e marketing consistentes e emocionantes sempre vão se destacar mais, por isso vale a pena dedicar sua atenção nessa etapa.
8. Peça feedback aos participantes
É muito importante ouvir os participantes e identificar os principais pontos positivos e negativos.
Por isso, descubra como você pode melhorar seu próximo evento com uma pesquisa de feedback.
É essencial saber o que os participantes acharam da organização como um todo. Portanto, levante pontos de melhorias e ouça todas as sugestões.