Imagem de mesa de coffee break corporativo

Como organizar um coffee break

Organizar um coffee break não é uma tarefa muito complicada, mas requer alguns cuidados.

Este evento, que pode ser uma simples pausa durante uma reunião ou apresentação, é ideal para que os participantes descansem e se alimentem.

Para ajudar você na organização, preparamos algumas dicas para o seu coffee break ser um sucesso. Confira!

Por que fazer um coffe break?

O cérebro humano é capaz de se concentrar por 90 minutos sem precisar de uma pausa. Após isso, fica cada vez mais difícil manter o foco em uma atividade.

Portanto, se você tem que organizar um evento corporativo, é importante separar um tempinho na agenda para o coffee break.

Na verdade, é bem possível que os participantes estejam esperando pelo coffee break. Para muitas pessoas, esse intervalo é um dos melhores momentos de uma apresentação ou reunião.

Afinal, um intervalo ou uma simples pausa para o café no trabalho pode ter um impacto positivo no humor e na produtividade.

Dicas para organizar um coffee break de sucesso

1. Saiba o número de participantes

Antes de mais nada, para organizar um coffee break é preciso saber quantos participantes o evento terá.

A partir deste número você saberá todos os itens necessários para o coffee. Assim fica mais fácil calcular o custo e quantidade de alimentos e utensílios necessários.

Da mesma forma, o número de participantes também define o tamanho do espaço onde você realizará o coffee.

Mas lembre-se que o local deve permitir a presença e a circulação de todos os participantes, além de conter as mesas com os alimentos e bebidas.

2. Calcule corretamente as quantidades

Então, agora que você já sabe quantas pessoas participarão do evento, chegou a hora de calcular as quantidades das comidas e bebidas.

Além disso, é importante saber a quantidade de utensílios e talheres necessários para cada participante.

Uma ótima dica é fazer o cálculo pensando em uma margem de 10% a mais. Assim você garante que nada irá faltar durante coffee break.

Para bebidas, normalmente calcula-se 300 ml por participante. Já no caso da comida, calcula-se 5 unidades de itens salgados e 3 de itens doces para cada pessoa.

Para utensílios, um copo, uma xícara e duas unidades de cada talher são o suficiente.

Não esqueça dos guardanapos. Eles devem estar disponíveis em maior quantidade. Por exemplo, calcule de 3 a 4 unidades para cada participante.

3. Atenção com os horários

O horário reservado para o coffee também é muito importante. Assim, você consegue manter a fluidez do evento.

Uma dica é encaixar o horário do coffee break na metade da agenda. Por exemplo, para uma apresentação das 9h às 12h, o coffee break pode ser realizado às 10h30.

Para eventos de longa duração, talvez seja interessante oferecer dois intervalos. Ou seja, um para cada parte do dia.

Dessa forma, pela manhã os participantes acompanham a programação sem aquela sensação incômoda de barriga vazia. Já na parte da tarde, o coffee serve para recarregar as energias.

4. Promova a interação e o networking

Uma das vantagens de organizar um coffee break no seu evento corporativo é a oportunidade de networking entre os participantes.

Afinal, é neste momento que todos se reunem para trocar ideias, conversar, se conhecer e falar sobre a apresentação ou reunião.

Por isso, uma estratégia para promover a interação entre os participantes é colocar o palestrante mais importante antes do coffee break.

Assim, os participantes se alimentam, refrescam a cabeça e conversam entre si sobre a apresentação.

Essa é uma ótima maneira de promover a interação entre os participantes, principalmente quando não se conhecem.

5. Cuidado com o tempo de duração

Como o coffee break é apenas um intervalo, então não é preciso reservar um tempo longo na agenda do evento.

Mas lembre-se que o coffee é apenas um momento para repor as energias. Portanto, quanto maior for a duração, maior será a quantidade de comida e bebida necessária.

Geralmente, uma pausa de 15 a 30 minutos para o coffee break já é o suficiente.

Entretanto, para públicos maiores (eventos com mais de 100 pessoas), o coffee break deve durar um pouco mais para que todos possam conversar e comer com tranquilidade.

6. Selecione o cardápio

Para um coffee break que acontece no período da manhã, você pode oferecer bebidas quentes e frias. Por exemplo, cafés, chás, sucos e água.

Se o intervalo for realizado no período da tarde, sirva opções de salgados. Por exemplo, pão de queijo, empadinhas, mini croissant, mini sanduíche.

Vale lembrar que os alimentos devem sustentar, mas não podem ser pesados. Assim, os participantes não correm o risco de ficar com indigestão durante o restante do evento.

Outra dica é manter pratos, talheres, copos, guardanapos e outros utensílios em uma mesa separada da principal. Assim você evita aglomerações e facilita o uso desses itens.

Não esqueça de disponibilizar açúcar, adoçante e gelo para as bebidas.

7. Local do coffee break

Como já vimos, o espaço onde o coffee break será realizado deve ser ideal para que todos os participantes possam circular e se alimentar sem problemas.

Portanto, o local deve ter uma mesa central para os alimentos e bebidas e outra para os talheres e pratos.

Para eventos de grande porte, é interessante dividir o coffee em mais de uma mesa. Assim você garante que todos consigam comer sem fazer filas ou impedir o acesso fácil à comida.

E para manter a limpeza, disponibilize lixeiras no local e álcool em gel para que os participantes possam higienizar as mãos.

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